BE 4 KYT -kehittämishanke 2003-2004

TIIVISTELMÄ BE 4 KYT KEHITTÄMISHANKKEESTA

Nimi: BE 4 KYT

Organisaatio: Keski-Suomen Yhteisöjen Tuki

Toteutusaika: 1.8.2003 -31.5.2004

Lähtötilanne ja kehittämistarve:

Keski-Suomen Yhteisöjen Tuen (KYT) toiminnan tarkoituksena on tukea keskisuomalaisten yhdistysten ja yhteisöjen  toimintaa tarjoamalla erityisosaamista vaativia asiantuntija- ja tukipalveluita, jotta yhteisöt/ yhdistykset voivat paremmin keskittyä ydintoimintaansa. KYT toimii maakunnallisena asiantuntija- ja tukiorganisaationa. KYT:n henkilöstömäärä on noin 50 henkilöä.

KYT on nuori, toimintamalliltaan pilottiorganisaatio, joka on kasvanut nopeasti ja osittain hallitsemattomasti. KYT:n perustamisvaiheessa (1999) olleet tavoitteet eivät enää vastanneet niitä vaatimuksia, joita KYT:lle oli tullut toiminnan aikana. Vuoden 2003 alussa KYT:ssä oli meneillään käymistila, jonka aiheutti henkilöstömäärän nopea kasvu, uusien toimintojen käynnistyminen ja muutto uusiin toimitiloihin, joissa molemmat yhteisöt, sekä yhdistys että osuuskunta, aloittivat toimintansa saman katon alla.

Tavoitteet:

Päämääränä oli luoda henkilöstön ja johdon oppimista ja sitoutumista vahvistavalla kehittämisprojektilla Keski-Suomen Yhteisöjen Tuelle uudet liiketoiminta- ja johtamistavat sekä henkilöstön toimintatavat, jotka kootaan yhteen KYT:n BE -käsikirjaksi. BE -käsikirja (Business Excellence -käsikirja) on koko henkilöstön operatiivinen työkalu. Erityisen innovatiivisena päämääränä oli johtamis- ja toimintatapojen  kehittäminen siten, että siinä saataisiin liitettyä yleishyödyllisyys ja sosiaaliset prosessit nykyaikaiseen liiketoiminta- ja laatuajatteluun.

Toteutus:

Kehittämisprojektissa KYT:n henkilöstö ja johto toteuttivat yhteistoiminnallisen ohjelman, jossa keskeistä oli henkilöstön vastuullinen ja toteuttava rooli sekä johdon osallistuminen resurssina kehittämisprojektin eri vaiheisiin. Projektin toteutuksesta vastasi projektiryhmä, jossa oli edustettuina yrityksen kaikki toiminnot ja työtehtävät; viisi työntekijää, KYT:n johtaja, toimisto-päällikkö, talouspäällikkö ja projektin asiantuntija. Lisäksi projektin toteutumista esiteltiin säännöllisesti (1 x KK) KYT:n työyhteisöpalavereissa (TYP).

Työskentely-, kehittämis-, pilotointi- ja testausvaiheessa eri toimintojen henkilöiden mielipiteet, osallistuminen ja vaikuttaminen olivat keskeistä projektissa kehitettävien uusien toimintamallien sisällölle ja toteutustavalle sekä käyttöönotolle.

Asiakkaan edustaja osallistui BE -järjestelmän ja -käsikirjan arviointiin projektin päätösvaiheessa erityisesti KYT:n asiakasarvon kehittymisen sekä yhteiskunnallisen roolin näkökulmasta.

Projektissa ulkopuolisen asiantuntijan liiketoiminnan kehittämisosaamisen käyttö ja tiedonsiirto KYT:lle oli merkittävää, mm. projektiryhmän ja henkilöstöstä koottujen työryhmien työskentelyn ohjaamisessa ja motivoinnissa, syntyvien tuotosten kokoamisessa ja jalostamisessa, uusien toimintamallien kuvaamisessa ja tarvittavissa testauksissa, esiin nousevien kehitystarpeiden priorisoinnin ohjauksessa ja toimintatapojen kokoamisessa kokonaisvaltaiseksi johtamismalliksi ja BE -käsikirjaksi sekä vastuuhenkilöiden työnohjauksessa uuden johtamismallin käyttöön.

Toiminnallisia ohjattuja yhteistyöskentelytapoja hyödynnettiin koko henkilöstön yhteisissä kehittämistilaisuuksissa. BE -järjestelmän ja -käsikirjan viitekehyksenä käytettiin Efqm -laatumallia. Prosessien kuvauksessa käytettiin kokonaisvaltaista prosessimatriisia. Kompetenssien määrittelyssä suhteessa prosessikuvauksiin käytettiin tehtäväkohtaisesti laadittua tehtäväkuvausrunkoa. Vertaistamista hyödynnettiin toteuttamalla kahden toiminnon osalta pilotti-vertaistaminen. BE -käsikirjan toimivuuden arvioimiseksi ja käyttöön oton nopeuttamiseksi hyödynnettiin teemallista ryhmätyönohjausta.

Tulokset:

Henkilöstön osallisuus kehitystyöhön BE 4 KYT - projektin aikana osoitti selkeästi, että motivaatiota oman työn kehittämiseen on laajalti myös epäsäännöllisissä työsuhteissa työskentelevillä, kun henkilöstön ammattitaitoa arvostetaan, kehitetään oikeita asioita ja oikealla tavalla ohjattuna. Resursseja ja asiantuntijuutta on selkeästi tarjolla.

Projektin toteutusvaihe osoitti, että toimintatapoja yhdessä selkiyttämällä ja kehittämällä mahdollistetaan yhteistoiminnallisesti henkilöstön toimintaympäristön kehittyminen. Epätyypillisissä työsuhteissa työskentelevien työntekijöiden jatkuvalla tuella, motivoinnilla ja mukaan otolla varmistetaan osaltaan sekä työntekijöiden tyytyväisyyttä että tuottavuutta. Ohjattu kehitysryhmätyöskentely ja teemallinen työnohjaus ovat selkeästi edelleen kehittämisen arvoisia menetelmiä erityisesti epätyypillisissä työsuhteissa, joissa henkilöstön sitoutuminen työyhteisöön ja omaan työtiimin on löyhempää.

BE 4 KYT -kehittämisprojekti osoitti konkreettisesti, että nuori ja nopeasti kasvava organisaatio tarvitsee toiminnan käynnistymisvuosien ja alkuinnostuksen jälkeen merkittävän määrä kehittämispanoksia toiminnan suuntaamiseksi tulevan tuloksekkaan ja laadukkaan kehittymisen varmistavalle polulle. Usein tämä vaatii organisaatiolta myös kyvykkyyttä ja uskallusta vaihtaa tai muuttaa ideoita ja ajatuksia, jotka olivat käytössä organisaation perustamishetkellä. Toiminnan käynnistyttyä ja päästyä alkuun organisaatio kohtaa koko toimintaympäristön realiteetit konkreettisesti käytännön arjessa. Näitä realiteetteja ovat mm. asiakkaat, kilpailijat, yhteistyötahot ja kumppanit, rahoitus, palveluiden kehittäminen, henkilöstön kehittäminen, prosessien ja toimintaresurssien kehittäminen, johtamisjärjestelmän kehittäminen ja strategiaprosessin hallinta sekä saavutetut tulokset. Myös organisaation yhtiömuoto suhteessa haasteisiin tulee nopeasti arvioitavaksi.