Hankeportfolio: Päättyneet hankkeet

leisohjeet PARtyn ja PARentin käyttäjälle:

Tee aina:

• Huolehdi, että salasana on jonkun muunkin tiedossa kuin oman muistisi varassa (emme voi antaa uutta salasanaa tai avata tiedostoa, jos salasana on hukassa).
• Tallenna tiedot, kun poistut tietokannasta (paitsi virhetilanteessa).
• Tee varmuuskopioita (=tallenna nimellä) riittävän usein. Virhetilanteessa helpointa on palata siihen vaiheeseen, kun virhettä ei vielä ollut!!!

Älä koskaan:

• Poista taulukon suojauksia huviksesi.
• Poista taulukon suojauksia, ennen kuin olet tehnyt varmuuskopion.
• Jätä suojauksia palauttamatta.
• Tallenna tiedostoa, jos ohjelma on virhetilanteessa.
• Poistu normaalitilanteessa ohjelmasta tallentamatta.
• Yritä syöttää tietoja muualle kuin Asiakastiedot – taulukkoon.
• Poista Tietokannat – välilehdeltä (suojattu) tietoja niin, että sinne jää tyhjä rivi.
• Muuta taulukoiden järjestystä (suojattu).

Katso myös, löydätkö ongelmaasi vastauksen yleisimmin kysytyistä kysymyksistä!

Useimmin kysytyt: (PARty ja PARent)

1. Kuinka otan uuden PARtyn/PARentin käyttöön muisitikulta/sähköpostista?

• PARentin tai PARtyn saa helposti siirrettyä tikulta omalle koneelle joko tallentamalla nimellä tai hiirellä raahaamalla. Käyttöön otetaan perusversio, masterit ovat varalla.
• Sähköpostissa liitetiedostona tullut ohjelma on syytä ensin avata ja tallentaa se nimellä haluttuun paikkaan (esim. työpöydälle). Ohjelma saattaa huomauttaa, että joitakin ominaisuuksia ei voida tallentaa – hyväksy se. Kysymyksessä ovat pienet muotoiluseikat. jotka eivät vaikuta PARin toimintaan tai toimivuuteen.
• Jätä tyhjä versio tikulle tai koneelle kaiken varalta.

2. Milloin taulukon suojaukset avataan?

• Taulukoiden suojauksia ei ole syytä avata, jollei ole varma, mitä on tekemässä. Suojaamattomassa taulukossa jokainen ”vahinkonäpäys” aiheuttaa virhetoiminnon.
• Suojaukset avataan esim. silloin, kun virhetilanteen vuoksi on syytä nähdä Loki – välilehti, johon tallentuu kaikki käyttäjän tekemät merkinnät ja toimenpiteet ja joka on normaalitilanteessa piilotettuna – tai silloin, kun tehdään erityissyystä isoja tiedostojen poistoja tai kopiointeja.
• Ennen suojausten avaamista on EHDOTTOMASTI tehtävä varmuuskopio ja suojaukset on palautettava heti toimenpiteen jälkeen!

3. En osaa lisätä tietoja tietokantavälilehdelle enkä koontiin/listaan.

• Tietoja syötetään vain Asiakastiedot – välilehdelle. Siitä ne lähetetään Lähetä – komennolla tietokantaan ja näitä tietoja PAR käsittelee ja tekee niistä yhteenvedon.

4. Kuinka teen helpoimmin varmuuskopioita ja kuinka usein niitä pitäisi tehdä?

• Varmuuskopion tekeminen tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että tallennat PARtyn tai PARentin nimellä, esim. Tallenna nimellä –”PARent maaliskuu” tai ”PARty vko 21”. Voit samalla poistaa edellisiä, mutta näin sinulla on aina käytössäsi viimeisin toimiva versio (kannattaa ehkä säilyttää muutama – eivät vie paljon muistitilaa koneeltasi), etkä joudu virhetilanteissa aloittamaan alusta koko tallennustyötä. Toimivan version palauttaminen on lähes aina helpompaa ja nopeampaa kuin vianetsintä.

5. Mitä makrot ovat ja mihin niitä tarvitaan?

• Makrot ovat eräänlaisia nauhoitettuja ohjelmanpätkiä, jotka suorittavat automaattisesti jonkin halutun toiminnon. Ilman makroja PAR ei toimi oikein eikä anna haluttuja tietoja. Jos et saa makroja käyttöön, syynä voivat olla koneen/verkon tiukat suojausasetukset – tutki palomuuriasetukset, käytä ohjetoimintoa tai ota yhteys mikrotukeen.

6. Minulla on Excelin vanha/ihan uusi versio

• PAR toimii kaikissa Excelin versioissa. Ihan uusimmissa on joskus ollut ongelmaa PARentin asentumisessa – ota yhteys par.tilastointi@kyt.fi

7. Koneessani on Open Office ja saan PARin auki, mutta se ei toimi oikein.

• PAR ei valitettavasti toimi Open Office – ympäristössä. Se toimii kaikissa Excelin versioissa, joten kannattaa kysellä organisaatioltasi, olisiko lisenssiä vapaana – vaikkapa vanhempaan versioon.

8. Olen juuri syöttänyt uusia asiakkaita ja vienyt ne tietokantaan. Ne eivät kuitenkaan näy listassa eivätkä koonneissa. Mikä on vialla?

• Uudet tiedot päivittyvät vasta sen jälkeen, kun olet tehnyt uuden haun Koonti – välilehdellä. Siis vaikka aikarajat, jolta tietoa haetaan, olisivat samat kuin aiemmalla hakukerralla on koonti tyhjennettävä ja suoritettava uusi haku. Koonnin hakuehdot määräävät myös listan sisällön.

9. Olen kirjoittanut asiakkaiden tiedot Asiakastieto – välilehdelle ja painanut Lähetä tiedot – painiketta. Kun avasin ohjelman uudelleen, ei uusia tietoja kuitenkaan löytynyt. Missä vika?

• Vaikka tiedot on lähetetty tietokantavälilehdelle, on kaikki muutokset tallennettava viimeistään silloin, kun poistutaan ohjelmasta. Siis kun ohjelma kysyy ”Tallennetaanko muutokset” on siihen vastattava ”Kyllä”. Jos tallennat useita asiakkaita peräkkäin, on syytä tehdä myös välitallennuksia.

10. Mitä PARty/PARent maksaa ja mistä sen saa tilattua?

• PAR-ohjelmat ovat maksuttomia. Vaikka ne ovatkin helppokäyttöisiä, niitä ei luovuteta ilman käyttäjäkoulutusta (myös maksuton), koska ilman aloituskoulutusta käyttäjävirheiden määrä kasvaa huomattavasti. Koulutus voidaan järjestää asiakkaan pyynnöstä, mutta resurssimme eivät riitä koulutuksen järjestämiseen yhden organisaation tarpeeseen. Edellytämme, että (noin) 15–30 käyttäjää osallistuu koulutukseen. Tilaaja järjestää koulutustilan – siihen riittää tila, jossa on videotykki. Koulutettavat saavat PARin (~10 Mb) mukaan nettitikulle, joten tikku on syytä varata mukaan. Koulutuksesta voi sopia par.tilastointi@kyt.fi tai p. 040 487 4732.

11. Koonti ei tulostu oikein

• PAR- järjestelmät on suunniteltu niin, että koonti tulostuu A4-paperille automaattisesti. Jos tulostus ei asetu arkille oikein, on sinun tarkastettava oman koneesi tulostusasetukset.

12.Voinko kopioida PARin kollegaltani

• Voit tietenkin kopioida järjestelmän joltain muulta, mutta huomioithan, että mitä useammassa koneessa PAR on avattu, sitä enemmän sillä on mahdollisuus tuoda myös haittaohjelmia omalle koneellesi.
• Kokemuksemme mukaan käyttäjävirheet esiintyvät tavallisimmin tietokannoissa, joiden käyttäjät eivät ole osallistuneet alkukoulutukseen. Tämä aiheuttaa paljon ylimääräistä työtä ennen kaikkea loppukäyttäjälle, mutta myös käyttäjätuellemme vieden siten resursseja ohjelman kehittämiseltä ja koulutuksilta.

13. Olen yrittänyt soittaa Par-puhelimeen, mutta kukaan ei vastaa.

• Käyttäjätukemme ja kouluttajamme ovat yksi ja sama henkilö – siispä sähköposti (par.tilastointi@kyt.fi) on varmin keino saada yhteyttä mahdollisimman pian.

14. PARty/PARent ei vastaa kaikkiin työnantajan/TE-toimiston/kunnan esittämiin kysymyksiin

• PAR on täsmäsuunniteltu tilastointivälineeksi Ely-keskusten ja OKM:n vuosiraportin tuottamiseen, joten nämä organisaatiot myös päättävät kysymysten sisällön. Jos järjestelmää laajennettaisiin niin, että siitä saataisiin vastaus kaikkiin eri puolella maata tarvittaviin kysymyksiin, ei PAR voisi enää olla kevytrakenteinen työkalu raportoinnin tarpeisiin. Sen antama tieto on valmiiksi laskettua ja käsiteltyä tilastotietoa – PAR ei ole tarkoitettu yksilöseurantaan.

Teemme parhaillaan kehitystyötä, jotta PAR voisi toimia yhteiskäytössä tilastointiohjelman kanssa. Kehitystyön tilanteesta tullaan kertomaan alkusyksyn aikana tarkemmin sivullamme http://www.kyt.fi/portal/index.php/par-jarjestelmat

15. Mitkä ovat uusimmat versiot PAR-ohjelmista

• Tällä hetkellä PARent 2.0 ja PARty 2.1. Uudemmat versiot ovat tulossa, mutta voit huoletta yhä käyttää nykyisiä, koska tiedot ovat helposti siirrettävissä uuteen versioon sen valmistuttua.

16. Salasana on unohtunut. Voinko saada uuden?

• PAR on paikallisesti käytettävä järjestelmä, joten salasanoista ei tule tietoja meille. Emme siis tiedä salasanaanne, emmekä näin ollen pysty antamaan uutta kadonneen tilalle. Ainoa lohtu tässä on, että järjestelmä ei sulkeudu, vaikka virheellisiä salasanoja kokeiltaisiin monta kertaa…

Salasanaa ei edellä kerrotun vuoksi kannata säilyttää vain yhden käyttäjän muistin varassa.

17. Kuinka poistan vuosittain asiakkaat järjestelmästä?

• Yksilöä koskevat tiedot on hävitettävä heti, kun ne eivät enää ole välttämättömiä häntä koskevan tehtävän hoitamiseksi. Joskus nuoren tavoittaminen voi edellyttää useita yhteydenottoja ja nuorella voi olla tarvetta useille erilaisille palveluille. Nuoren tiedot on hävitettävä heti, kun nuori on kiinnittynyt hänen tarvitsemiinsa palveluihin, eikä uusia tavoitteita ole asetettu. Jos nuori ilmoittaa, ettei hän halua tulla autetuksi, tiedot on hävitettävä sen jälkeen, kun nuoren palvelun tarve on arvioitu. Tiedot on hävitettävä viimeistään, kun nuori täyttää 29 vuotta.
• Asiakkaiden poistaminen järjestelmästä tapahtuu siis asiakaskohtaisesti ja eri aikaan Poista-painikkeella.
• PARin seuraavissa versioissa asiakkaita tullaan käsittelemään koodeilla (numeroilla), jolloin tietoja ei voida kohdistaa tiettyyn henkilöön. Tällöin historia voidaan säilyttää, vaikka asiakkuus olisi jo päättynyt.

18. Samalle asiakkaalle on kirjattu useampi jakso. Kun lasketaan keskiarvoja, näkyykö jokainen jakso erikseen vai osaako ohjelma laskea jaksot yhteen?

• PAR ymmärtää, että kysymyksessä on sama asiakas, jos etunimi, sukunimi ja syntymäaika ovat samat. Jos siis asiakkaalla on useita jaksoja, lasketaan keskiarvoon koko asiakkuusaika. Tämä näkyy koonnissa siten, että halutulla aikavälillä jaksojen lukumäärä voi olla suurempi kuin asiakkaiden määrä.
• PAR antaa erillisen raportin niistä asiakkaista, jotka ovat aloittaneet kyselyn aikavälillä ja niistä, jotka ovat läsnä (siis aloittaneet jo ennen kyselyjaksoa). Siksi uuden jakson kirjaamista esim. vuodenvaihteessa ei tarvita.

19. Koonti -välilehdellä näkyy risuaitaa ja saraketta ei saa leveämmäksi. Kun klikkaa risuaitaa tulee luku 00000,0 tai teksti #JAKO/0!

• Useimmiten risuaitaa esiintyy soluissa, joita ei ole kysytty – siis jos haet aloittaneita, läsnä olevien kohdalla ja toisinpäin.
• Sama ilmiö tapahtuu silloin, jos todellakin jakajana on 0, eli siis tulos olisi ääretön.
• Saraketta ei saa leveämmäksi, koska taulukko on suojattu. Älä muuta asetuksia!

20. Miten tulisi tallentaa kohta 4b lopettamispäiväväärä, kun sitä ei aloittaessa voi tietää?

• Tässä mietitään lähinnä sitä, minkä takia asiakas on juuri nyt tässä – ja arvioidaan sen ensimmäisen ja päällimmäisen tarpeen perusteella toimenpiteen kesto. Kestoa voidaan pidentää tai lyhentää, kun tiedetään tilanne tarkemmin. Jos sitten tulee jotain muuta, kirjataan samalle asiakkaalle toinen jakso. Koska raportilla annetaan informaatiota ulkopuolisille siitä työstä, mitä todellisuudessa tehdään, on myös mielekästä osoittaa, että yhden asiakkaan kohdalla saatetaan tehdä monta erilaista toimenpidettä – ja joskus aloitetaan jotain aivan uutta.
• Seurannassa sitten todetaan, ovatko jaksot toteutuneet suunnitellussa ajassa, ovatko ne keskeytyneet jne.

21. Luettelo – välilehdellä (Listaus-) ei näy kaikki asiakkaat

• Koonti – välilehdellä tehty haku (aloittaneet/läsnäolijat) päivittää myös listalla näkyvät asiakkaat. Huomaathan, että haku on tehtävä aina uudelleen. Vasta uusi haku päivittää tiedot (vaikka aika, jolta haetaan olisikin ennallaan).

22. Päivitys uuteen versioon ei onnistu

• Tarkasta, onko koneesi suojauskäytännöt liian tiukat. Jos et saa makroja käyttöösi, päivitys ei onnistu. Tarkasta suojaus- ja palomuuriasetukset (käytä tarvittaessa Ohje-toimintoa).
• Jos olet asettanut PARiin vapaaehtoisen salasanan (avaussalasanan lisäksi), se on ehdottomasti poistettava ennen päivitystä.
• Jos asennus ei mitenkään onnistu, ota yhteys par.tilastointi@kyt.fi ja kuvaile ongelma mahdollisimman tarkasti.

23. Miten kirjataan yli vuodenvaihteen jatkuva jakso

• Jos asiakassuhde jatkuu uuden vuoden jälkeen, muutetaan vain lopetuspäivämäärä. Muuten seuraavan vuoden aloittavien asiakkaiden lukumäärä vääristyy.
• Vanha asiakas näkyy siis seuraavana vuonna läsnä olevissa. Jos laitetaan uudeksi alkamispäivämääräksi 1.1, niin PAR laskee asiakkaan uudeksi nuoreksi/asiakasjaksoksi, jolloin aloittavien määrä näkyy vääristyneenä.
• Etsivän nuorisotyön tavoitetut ja yhteydenotot kirjautuvat omiin tilastoihinsa. Jos yhteydenotto muuttuu tavoitetuksi, tehdään uusi jakso ja yhteydenotto poistetaan Asiakastietolomakkeen Poista-painikkeella.

24. Error 9

• Error 9 voi tulla esiin esim. silloin, jos haet asiakasta sukunimellä, ja tietokannassa on monta, joilla on sama sukunimi. Eli se pyytää täsmentämään hakua.

25. Error 13

• Error 13 kertoo, että kyseessä on käyttäjävirhe. Tarkasta tietokantavälilehdeltä, että kaikki informaatio on samanmuotoista ja ettei sieltä löydy tyhjiä rivejä! Jos mitään poikkeavaa ei löydy, ota yhteys par.tilastointi@kyt.fi ja kuvaile ongelma mahdollisimman tarkasti.
• Voit tarkastaa, etteivät välilehdet ole vahingossa muuttaneet paikkaa, mutta tee varmuuskopio ennen tarkastamista. Joudut nimittäin poistamaan taulukoiden suojaukset nähdäksesi, mikä on Loki – välilehden sijainti. Taulukoiden oikea järjestys on Asiakkaat – Loki – Tietokanta – Koonti1 – Koonti2 – Lista(Luettelo). MUISTA PALAUTTAA SUOJAUKSET!

26. Error nnn

• Excel ei tavallisesti anna muita virhekoodeja, joten muut Errorit kertovat todennäköisesti siitä, että asennusongelmat johtuvat paikallisesta järjestelmästä, eivät PARista.