Microsoft tuo muutoksia Microsoft 365 -verkkopalvelun järjestöille kohdistuvaan hinnoitteluun. Voittoa tavoittelemattomat järjestöt ovat voineet saada maksuttomia ja alennushintaisia Microsoft 365 -lisenssejä yrityksen tarjoaman non-profit-ohjelman kautta. Heinäkuussa 2025 voimaantulevan muutoksen myötä osa maksuttomista lisensseistä poistuu. Tämä voi edellyttää järjestöiltä toimia, jotta henkilöstön työskentelyyn ei tule katkoksia. 

Muutokset ovat maailmanlaajuisia ja koskevat kaikkia Microsoftin non-profit ohjelmaan kuuluvia organisaatioita.

Microsoft 365 ja lisensointi ja muutokset 

Microsoft 365 on pilvipalvelu, joka sisältää työntekemiseen tarvittavia palveluita. Yleisimmin käytetyt palvelut ovat Office-sovellukset (Word, Excel, Powerpoint…), sähköposti ja Teams.  

Jokaisella palveluja käyttävällä henkilöllä on Microsoft 365 -tili, jolle määritellään lisenssi. Lisenssit on paketoitu sisällöltään erilaajuisiksi kokonaisuuksiksi (Basic, Standard, Premium, E1, ym.) 

Microsoft 365 Business Basic sisältää Office sovelluksien nettiselaimella käytettävät versiot (Word, Excel ja Powerpoint), mutta ei työpöytäasennettavia versioita. Sisältää Teamsin, OneDriven tallennustilan ja Sharepointin käyttömahdollisuuden. Sähköpostitili sisältyy tilaukseen, sitä voi käyttää mobiililaitteella tai verkkoselaimella. Lisenssit ovat maksuttomia 300 kappaleeseen asti, jos organisaatio on hyväksytty Microsoftin non-profit -ohjelmaan. Basic-lisenssiin ei tule muutoksia. 

Microsoft 365 Business Standard sisältää Basicin ominaisuuksien lisäksi myös työpöytäasennettavat Office-sovellukset. Näitä voi tarvita, jos työskentelee paljon Word, Excel ja Powerpoint -sovellusten kanssa. Teams laajenee webinaariominaisuuksilla, sekä käyttöön saa Clipchamp-videoeditorin. Järjestöille ei ole Standard-lisenssistä ilmaista versiota, mutta sen saa 75 % alennuksella. Standard-lisenssiin ei tule muutoksia. 

Microsoft 365 Business Premium sisältää kaikki Basicin ja Standardin ominaisuudet. Näiden lisäksi Premiumiin sisältyy laajat kyberturvallisuuteen liittyvät lisäominaisuudet, kuten laitehallinta ja haittaohjelmasuojaus. Useat järjestöt ovat käyttäneet Premium-lisenssejä, koska Microsoft on tarjonnut niitä voittoa tavoittelemattomille järjestöille 10 kappaletta maksutta. Nämä maksuttomat lisenssit poistuvat, mutta järjestöt voivat edelleen ostaa niitä 75 % alennuksella. Premium lisenssit ovat kalliimpia kuin Standard-lisenssit. 

Microsoft 365 E1 on sisällöltään samankaltainen kuin Basic. Tähän asti lisenssit ovat olleet maksuttomia voittoa tavoittelemattomille järjestöille. Maksuttomuus käytännössä päättyy, kun muutos astuu voimaan. Lisenssejä olisi edelleen mahdollista saada ilmaiseksi, mutta se vaatisi sopimustyypin, joka on saatavilla vähintään 500 henkilön suuruisille organisaatioille. 

Muutokset tiivistetysti 

• Maksuttomien Microsoft 365 Business Premium lisenssien saanti lakkaa 
• Maksuttomien Microsoft 365 E1 lisenssien saanti käytännössä lakkaa 

Ehdotetut toimenpiteet 

Ehdotan seuraavia toimenpiteitä Microsoftin non-profit ohjelmaan kuuluville järjestöille. 

1. Jos organisaatiosi käyttää Microsoft 365 –palveluita. Tarkasta käytössä olevien lisenssien tyyppi. Ohje pääkäyttäjälle:  

• Microsoft 365 Admin Center -> Laskutus -> Omat tuotteet 

• Jos Premium- tai E1-lisenssin nimessä on sana “lahjoitus” tai englanniksi “donation”, koskee muutos organisaatiotasi. Alla on esimerkki M365 Admin Centerissä olevasta M365 Business Premiumista, joka lakkaa olemasta tulevan muutoksen myötä. 

2. Microsoft 365 E1 -lisenssit. Nämä lisenssit ovat sisällöltään samankaltaisia kuin Basic –lisenssit. Yleensä näitä on laitettu käyttäjille, joille on haluttu ilmainen sähköpostilaatikko ja mahdollisuus kevyempään Office-tiedostojen käsittelyyn. Ne sisältyvät myös Basic-pakettiin. Suuressa osassa tapauksista E1-lisenssit voi vaihtaa Basic-lisensseihin ilman että käyttäjille koituu muutoksia. 

3. Microsoft 365 Business Premium –lisenssit ilman kyberturvallisuuteen liittyviä lisäpalveluita: Mikäli näitä lisenssejä on annettu käyttäjille pelkästään siksi että ne ovat olleet maksuttomia ja niillä on saatu Windowsiin työpöytäasennettavat Office-sovellukset, on kaksi hyvää vaihtoehtoa. Basic-lisenssit siinä tapauksessa, että voidaan luopua työpöytäasennetuista Office-sovelluksista, ja Standard siinä tapauksessa, että niistä haluta luopua. Paljon toimistotyötä tekeville Standard-lisenssi voi olla parempi valinta. 

4. Microsoft 365 Business Premium –lisenssit kun käytössä on kyberturvallisuuteen liittyviä palveluita. Tässä tapauksessa järjestön on luultavasti järkevintä jatkaa Premium-lisenssien käyttöä. Käyttäjillä olevat maksuttomat Premium-lisenssit on kuitenkin korvattava alennushintaisilla Premium-lisensseillä. 

5. Nyt voimassa olevien maksuttomien Premium ja E1 -lisenssien käyttöä voi jatkaa siihen päivään asti, kun järjestöllä on kyseisten lisenssien uusimis- tai vanhenemispäivämäärä. Päivämäärän näkee järjestölle lähetetystä sähköpostiviestistä ja Microsoft 365:n hallintapaneelista (Admin Center, vain pääkäyttäjät). Muutosta ei kannata jättää ihan viimetippaan. Suosittelen että lisenssit suunnitellaan vaihdettavaksi 2-4 viikkoa ennen uusimis- tai vanhenemispäivämäärään. Ota myös lomakaudet huomioon.

Muutosten voimaantulo 

Microsoft on ilmoittanut muutoksen tulevan voimaan 1.7.2025. Tämän päivämäärän jälkeen organisaatiolle muutos astuu voimaan sinä päivänä, kun on tilauksen uusimis- tai vanhenemispäivämäärä. Microsoft on lähettänyt muutoksen alaisia lisenssejä sisältävien organisaatioiden pääkäyttäjille sähköpostin, jossa on mainittuna mikä tämä päivämäärä organisaatiolle on.  

Jos kyseisen tyyppisiä lisenssejä on organisaatiossa käytössä, eikä niitä vaihdeta, menettävät käyttäjät pääsyn työn tekoon tarvittaviin järjestelmiin ja sovelluksiin. 

Lähteitä ja lisämateriaalia

What happens to my data and access when my Microsoft 365 for business subscription ends? | Microsoft Learn 

Microsoft 365 Business Premium grant is being discontinued | Microsoft Community Hub | Keskustelun kommentointi ei vaikuta toimivan tätä artikkelia julkaistaessa 19.5.2025 17.30

Microsoft 365 Business Premium and Office 365 E1 grant discontinuation | Aiemmin saatavilla ollut kysymyksysiä/vaustauksia .pdf ei ole ladattavissa tätä artikkelia julkaistaessa 19.5.2025 17.30.

https://www.change.org/p/urge-microsoft-to-continue-grant-program-for-nonprofits | Change.org -vetoomus, jolla pyydetään Microsoftia uudelleenharkitsemaan päätöstään.